Wofür Sie Dokumente ablegen
Zu einer Mitgliedschaft gehören Papiere: der unterschriebene Aufnahmeantrag, das SEPA-Mandat, die Kündigung, eine Bescheinigung. Statt sie in Ordnern zu suchen, legen Sie sie in Membergy ab — direkt beim Mitglied, zu dem sie gehören. Wer die Person öffnet, sieht ihre Papiere.
Dasselbe gilt für Inventar: Rechnungen, Garantiescheine und Bedienungsanleitungen lassen sich an den jeweiligen Gegenstand hängen.
Voraussetzungen
Dokumente sind an die Mitgliederrechte gekoppelt, nicht an die Einstellungen: Zum Ansehen brauchen Sie das Recht, Mitglieder zu sehen, zum Hochladen und Ändern das Recht, Mitglieder zu bearbeiten. Leitungen von Untergruppen sehen dabei nur die Dokumente der Personen, die sie ohnehin verwalten dürfen.
Jeder Verein hat ein Speicherkontingent. Wie viel davon belegt ist, steht unten in der Fußzeile. Eine Datei, die das Kontingent sprengen würde, weist Membergy beim Hochladen mit einem Hinweis auf den verbleibenden Platz ab. Zusätzlich gilt eine Obergrenze von 100 MB je Datei.
Die Dokumentenliste
Die Liste zeigt alle Dokumente des Vereins mit Typ, Dateiname, Größe, Zuordnung und Datum. Ein Klick auf den Dateinamen lädt die Datei herunter.
Ein Dokument hochladen
- Typ — Pflichtfeld. Er ordnet das Dokument fachlich ein: „Dokument zur Mitgliedschaft (Anmeldung, Kündigung, usw.)", „Persönliches Dokument", „SEPA Mandat", „Rechnung", „Bild", „Excel Datei" oder „Sonstiges". Nutzt Ihr Verein die ComMusic-Anbindung, kommen die entsprechenden Typen dazu. Der Typ ist später Ihr wichtigstes Suchraster — vergeben Sie ihn bewusst.
- Datei — Pflichtfeld. Membergy übernimmt den Originalnamen (bereinigt um Sonderzeichen), merkt sich Dateiendung und Größe und legt die Datei geschützt ab. Sie ist nicht öffentlich erreichbar, sondern nur über Membergy und nur für Berechtigte.
- Bemerkung — optional. Der richtige Ort für Hinweise wie „Original liegt im Vereinsordner".
- Zugeordnet zu — die eigentliche Zuordnung, in zwei Schritten: erst die Art des Datensatzes (Person oder Gegenstand), dann der konkrete Datensatz. Das Feld sucht, während Sie tippen.
Die Zuordnung ist optional. Ohne sie bleibt die Datei als allgemeine Verwaltungsdatei in dieser Liste. Satzung, Datenschutzinformation und andere Unterlagen mit gültigen Fassungen gehören dagegen in den eigenen Bereich Vereinsdokumente. Dort werden sie versioniert veröffentlicht und können für Mitglieder freigegeben werden. Mit einer Zuordnung erscheint die Datei zusätzlich beim jeweiligen Mitglied beziehungsweise Gegenstand.
Wo Dokumente sonst noch auftauchen
- Beim Mitglied im Bereich „Dokumente" — der übliche Weg im Alltag: Person öffnen, Papiere sehen, neues Dokument anhängen.
- Automatisch erzeugt: Manche Dokumente entstehen ohne Ihr Zutun, etwa die SEPA-Dateien eines Buchungslaufs. Sie tragen den passenden Typ und erscheinen in derselben Liste.
Persönliche Mitgliederschreiben ablegen
Bei „Mitgliederschreiben drucken“ können Sie „Auch als Dokument am Mitglied speichern“ auswählen. Zusätzlich zum gemeinsamen Download entsteht dann ein persönliches Dokument bei jeder ausgewählten Person. Ohne diese Auswahl wird kein Mitgliedsdokument angelegt. Im manuell geöffneten Druckdialog ist die Ablage zunächst aus. Bei einem Schreiben nach Beitritt, Austritt oder Aufnahme ist sie bei eingeschalteter Erstellung zunächst an und abwählbar; ohne Erstellung bleibt die Option verborgen. Ihre Auswahl entscheidet über die Ablage. Die Erzeugung läuft im Hintergrund; den gemeinsamen Download finden Sie anschließend oben rechts.
Gespeicherte Schreiben sind geschützt und bleiben bei späteren Vorlagenänderungen unverändert. Ein erzeugtes Schreiben lässt sich nicht im Dokumenteditor umschreiben. Der zusätzliche E-Mail-Versand funktioniert auch ohne Ablage als Mitgliedsdokument. Optionen, Vorlagen und Empfänger erklärt Mitgliederschreiben.
Vorhandene Personendokumente per E-Mail versenden
Öffnen Sie die gewünschte Person und wählen Sie Personendokumente versenden. Die Aktion gilt für genau diese Person und beginnt dort ohne vorausgewählte Dateien. Alternativ öffnen Sie das Aktionsmenü einer Dokumentzeile bei der Person oder unter CMS → Dokumente und wählen dieselbe Aktion. Dann ist genau dieses Dokument vorausgewählt. Sie können im Dialog weitere Dateien derselben Person hinzufügen oder die vorausgewählte Datei abwählen. Bei Dokumenten ohne Personenzuordnung oder mit Zuordnung zu einem Gegenstand steht der Versand nicht zur Verfügung. Sie benötigen das Recht zum Nachrichtenversand und Zugriff auf die Person sowie auf jede ausgewählte Datei. Für ein bereits ausgestelltes SEPA-Mandat gelten weiterhin die besonderen Rechte zur Bearbeitung von Personen. Ohne vollständige E-Mail-Einstellungen des Vereins bleibt die Aktion mit einem Hinweis deaktiviert.
- Vorhandene Personendokumente gruppiert die Dateien nach Dokumenttyp und sortiert
die Dateinamen innerhalb jeder Gruppe alphabetisch. Jede Beschriftung zeigt
Dateiname.ext (#ID - Datum/Uhrzeit)mit dem Erstellungszeitpunkt in Ihrer aktuellen Zeitzone. Damit unterscheiden Sie auch gleichnamige Schreiben. Wählen Sie bewusst eine oder mehrere vorhandene Dateien aus, beispielsweise einen Scan oder ein gespeichertes Mitgliederschreiben. Dateien anderer Personen und Gegenstände gehören nicht in diese Auswahl. - Betreff ist der Titel der E-Mail und muss ausgefüllt werden.
- Nachricht ist Ihr Begleittext und ebenfalls erforderlich. Er wird als normaler Text übernommen; Zeilenumbrüche bleiben erhalten.
Mit Versand beauftragen speichern Sie den Auftrag. Die Bestätigung als kurze Meldung bedeutet, dass der Auftrag gespeichert wurde. Die E-Mail folgt im Hintergrund nach einer erneuten Prüfung der Berechtigungen und Dateien. Sie enthält die gewählten Dateien als Anhänge. Es wird kein neues Dokument erzeugt und kein Papiermandat erstellt.
Die E-Mail geht zuerst an das eigene Konto der Person. Gibt es keines, erhalten alle aktuell berechtigten Verwalterkonten jeweils eine getrennte E-Mail. Gibt es auch diese nicht, wird die Kontakt-E-Mail verwendet. Familienangehörige erhalten dadurch keine fremden Personendokumente. Ohne erreichbare Adresse kann der Auftrag nicht gespeichert werden.
Fehlt eine gewählte Datei oder ist sie nicht mehr zugänglich, wird keine unvollständige Mail versandt. Sind die Anhänge zusammen zu groß, wählen Sie weniger Dateien. Es werden keine öffentlichen Ersatzlinks verschickt. Ein Transportfehler wird über die bestehenden Vereinsbenachrichtigungen gemeldet. Prüfen Sie bei unklarem Versandstatus zunächst den bisherigen Auftrag, bevor Sie einen neuen Versand beauftragen: Ein neu geöffneter Dialog ist ein neuer Auftrag.
Die Originaldateien bleiben nach dem Versand an der Person gespeichert. Auch das Löschen der Nachricht entfernt diese Dokumente nicht. Löschen Sie dagegen eine ausgewählte Datei vor dem Versand, kann der Auftrag sie nicht mehr versenden.
Bearbeiten und löschen
Bemerkung und Zuordnung lassen sich nachträglich ändern. Die Datei selbst wird nicht ausgetauscht — soll eine neuere Fassung hinterlegt werden, laden Sie sie als neues Dokument hoch und löschen die alte.
Beim Löschen wandert ein gewöhnliches Dokument in den Papierkorb. Datei und Zuordnung bleiben erhalten; der belegte Speicher zählt weiter zum Kontingent. Über den Papierkorbfilter können Berechtigte es wiederherstellen oder endgültig löschen. Dafür gelten die Rechte Personen wiederherstellen beziehungsweise Personen endgültig löschen; das Bearbeitungsrecht für das Dokument und seine Zuordnung bleibt zusätzlich erforderlich. Erst das endgültige Löschen entfernt die Datei und gibt den Speicher frei. Geschützte SEPA-Artefakte und Fassungen von Vereinsdokumenten behalten ihre fachlichen Löschsperren.
Solange eine Person im Papierkorb liegt, bleiben auch ihre Dokumente erhalten. Wird die Person endgültig gelöscht, werden ihre zugeordneten Dokumente einschließlich der Dateien im Papierkorb ebenfalls endgültig entfernt. Bestehende Mandats- und Finanzsperren gelten weiterhin.
Bei einem erzeugten Mitgliederschreiben kann dieselbe Datei nach dem endgültigen Löschen des Dokuments noch für einen ausstehenden oder fehlgeschlagenen E-Mail-Auftrag benötigt werden. Dann bleiben die geschützten Anhangbytes und ihr Speicherbedarf erhalten, bis dieser Bezug entfällt.
Häufige Fragen und Sonderfälle
Der Upload wird abgewiesen. Entweder ist die Datei größer als 100 MB, oder das Speicherkontingent Ihres Vereins reicht nicht mehr. Die Meldung nennt den verbleibenden Platz.
Wer kann ein Mitgliedsdokument sehen? Nur wer die zugehörige Person sehen darf. Für Untergruppen-Leitungen heißt das: ausschließlich Dokumente ihrer eigenen Leute.
Sind die Dateien öffentlich erreichbar? Nein. Der Download läuft immer über Membergy und prüft dabei die Berechtigung.
Kann das Mitglied seine eigenen Dokumente sehen? Personenbezogene Dateien aus dieser Dokumentenverwaltung bleiben Teil des Verwaltungsbereichs. Für Mitglieder freigegebene Satzungen oder Ordnungen erscheinen getrennt über die Kachel Dokumente auf der Startseite.