Der Standardweg: mit dem Buchungslauf in einem Schritt
Im Regelfall erstellen Sie SEPA-Dateien nicht separat: Die Aktion Nächste Buchungen erstellen hat die Option SEPA Datei anschließend erstellen — damit entstehen die Buchungen und die Lastschrift-Dateien in einem Schritt, mit frei wählbarem Einzugstag:
Die fertigen Dateien finden Sie im Modul Buchhaltung unter SEPA Dateien — von dort laden Sie jede Datei herunter und reichen jede beim Online-Banking Ihrer Bank ein:
Mit der Erstellung markiert Membergy alle enthaltenen Buchungen automatisch als bezahlt — sie verschwinden damit aus dem Standardfilter „offen" der Buchungsliste.
Voraussetzungen
- Ihr Verein erfüllt die SEPA-Voraussetzungen: ein Bankkonto und die Gläubiger-Identifikationsnummer. Fehlt davon etwas, bleiben die SEPA-Aktionen für Berechtigte sichtbar, aber deaktiviert. Der Hinweis unterscheidet genau: Für SEPA fehlt eine Bankverbindung., Für SEPA fehlt die Gläubiger-ID. oder Für SEPA fehlen Bankverbindung und Gläubiger-ID.
- In die Datei kommen nur Buchungen, die alle vier Bedingungen erfüllen:
- die Buchung ist noch offen;
- ihre Fälligkeit liegt am oder vor dem Einzugstag (spätere Buchungen bleiben für den nächsten Lauf liegen);
- die Zahlungsweise der Buchung ist eine Lastschrift;
- der tatsächliche Zahler hat IBAN, BIC, Mandatsreferenz und Mandatsdatum. Ohne Hauptzahler zählen die eigenen Angaben. Zahlt ein Hauptzahler (z. B. bei Familien), stammen Bankkonto und Mandat ausschließlich von ihm; ein eigenes Mandat des Kindes berechtigt dann nicht zum Einzug.
Limits einmal am Bankkonto einstellen
Mit dem Recht, den Verein zu verwalten, öffnen Sie unter Bankkonten das Einzugskonto und wählen SEPA-Limits einstellen. Dafür brauchen Sie keine FinTS-Verbindung. IBAN und BIC ändern Sie mit dieser Aktion nicht.
- Maximale Lastschriften pro Datei / Auftrag begrenzt die tatsächlichen Lastschriftanweisungen. Mehrere Buchungen derselben Person zählen einzeln.
- Maximaler Gesamtbetrag pro Datei / Auftrag (EUR) begrenzt die Summe der noch offenen Beträge. Bereits bezahlte Teilbeträge werden abgezogen.
- Beide Angaben sind unabhängig voneinander optional und müssen, wenn gesetzt, größer als null sein. Ein leeres Feld bedeutet nicht konfiguriert. Es sagt nichts darüber aus, welche Grenzen Ihre Bank verlangt.
Nach dem Speichern gelten die Einstellungen automatisch beim Buchungslauf mit SEPA-Option, beim Erstellen einer Datei aus ausgewählten Buchungen und bei einer freigeschalteten direkten FinTS-Einreichung. Sie geben sie nicht bei jeder Aktion neu ein. Ohne konfigurierte Limits erinnert der bestehende Dialog daran, die Vorgaben Ihrer Bank zu prüfen.
Ist Vereins-FinTS freigeschaltet und verbunden, zeigt der Dialog einen von der Bank ermittelten Von der Bank gemeldetes CORE-FinTS-Anzahllimit getrennt mit Quelle und Abfragezeit an. Unbekannt bedeutet, dass kein verwendbarer Wert vorliegt. Solange Sie die Anzahl noch nie manuell gespeichert haben, kann ein positiver Bankwert automatisch übernommen werden; die Herkunft lautet dann Automatisch aus FinTS. Speichern setzt sie auf Manuell, auch wenn Sie das Feld leeren. Eine spätere Bankabfrage überschreibt diese Wahl nicht. Der Bankwert begrenzt FinTS zusätzlich und belegt kein Uploadlimit des Bankportals. Ein Geldlimit wird nicht automatisch ermittelt.
Mehrere Dateien und gespeicherte Teile
Übersteigt die Auswahl ein Limit, verteilt Membergy die geeigneten offenen Buchungen in fester Reihenfolge auf mehrere Teile. Beide Grenzen gelten gleichzeitig; der Einzugstag bleibt gleich. Die Vorschau für ausgewählte Buchungen nennt Anzahl und Gesamtsumme je Teil. Das Ergebnis sind einzelne XML-Dateien mit unterscheidbaren Teilnummern im Dateinamen. Laden Sie alle Teile herunter und reichen Sie jeden Teil bei Ihrer Bank ein.
Eine einzelne Lastschrift wird niemals in mehrere Zahlungen zerlegt. Übersteigt bereits ihr offener Betrag das Geldlimit, wird vor dem Export aller Teile abgebrochen. Prüfen Sie die gemeldete Buchung und das mit Ihrer Bank vereinbarte Limit.
Membergy speichert die Auswahl und Teile vor der ersten Dateierzeugung. Bei einem Fehler können deshalb bereits einige Dateien fertig sein. Diese Buchungen werden wie bisher als bezahlt markiert; fehlgeschlagene Teile bleiben reserviert und unbezahlt. Unter Buchungen wählen Sie SEPA-Dateilauf fortsetzen, den angefangenen Lauf und bestätigen. Fertige Dateien werden geprüft und nicht erneut erzeugt. Der Gebührenlauf wird dabei nicht nochmals berechnet. Ein geändertes Limit teilt diesen gespeicherten Lauf nicht neu auf. Bereits früher exportierte Dateien lassen sich ebenfalls nicht nachträglich aufteilen.
Bei freigeschalteter direkter FinTS-Einreichung
Jeder Teil läuft einzeln durch den Bankassistenten mit eigener Bestätigung und, je nach Bank, PIN-/TAN-Freigabe. Nach Rückkehr zur Buchungsliste öffnen Sie über Nächsten SEPA-Teil starten den gespeicherten Lauf und bestätigen den nächsten noch nicht gestarteten Teil. Bereits angenommene oder eindeutig abgelehnte Teile werden nicht erneut gesendet. Ein laufender oder ungeklärter Teil blockiert das Fortsetzen: Klären Sie dessen Ergebnis über die vorhandenen Banking-Aktionen. Ein inzwischen kleineres Banklimit kann einen gespeicherten Teil sperren; es wird weder automatisch ignoriert noch durch Neuaufteilung umgangen. Die direkte Vereins-FinTS-Einreichung ist weiterhin nicht allgemein produktiv freigeschaltet.
Der Nachzügler-Weg: Datei aus markierten Buchungen
Für offene Lastschrift-Buchungen, die noch in keiner Datei stecken (z. B. nach einem Lauf ohne SEPA-Option oder für nachträglich angelegte Buchungen), gibt es die Aktion Erstelle SEPA Datei: Markieren Sie die gewünschten Buchungen in der Liste und wählen Sie die Aktion. Sie fragt nur den Buchungstag ab — vorgeschlagen wird heute plus die SEPA-Vorlaufzeit Ihres Vereins, ein früherer Tag ist nicht wählbar. Es gelten dieselben vier Bedingungen wie oben.
Häufige Fragen und Sonderfälle
- Eine Person fehlt in der Datei. Meist fehlt ein Mandatsbestandteil (Referenz oder Datum) oder ihre Zahlungsweise ist keine Lastschrift. Prüfen Sie die Bank- und Mandatsdaten auf der Personen-Detailseite des tatsächlichen Zahlers; der Lauf meldet solche Fälle als Warnung.
- Falscher Lauf? Sobald eine Lastschrift reserviert, exportiert oder eingereicht ist, schützen Sperren die Buchungen und ihre Historie. Der allgemeine Gebührenlauf-Undo löscht solche Dateien nicht. Klären Sie den Fall vor einer weiteren Bankeinreichung; eine tatsächliche Rücklastschrift wird über die passende Buchungsaktion erfasst.
- Welcher Einzugstag ist erlaubt? Frühestens heute plus die im Verein hinterlegte SEPA-Vorlaufzeit (Standard 7 Tage — klären Sie die Frist mit Ihrer Bank), im Buchungslauf höchstens vier Wochen später.
- Wo liegt die Datei technisch? Als Dokument vom Typ SEPA-Datei — sie taucht deshalb auch in der Dokumentenablage des Vereins auf.