Sitzung starten
Öffnen Sie eine vorbereitete Sitzung und wählen Sie Sitzung starten. Im Dialog ist die Protokollführung Pflicht; Ort und Sichtbarkeit können dort noch einmal geprüft werden.
Mit dem Start wechselt der Zustand auf Läuft und Membergy zeichnet den tatsächlichen Beginn auf. Vorhandene Terminantworten füllen noch leere Anwesenheiten vor: Ja wird zu Anwesend, Nein zu Entschuldigt, Vielleicht verändert nichts.
Ein versehentlicher Start lässt sich über Start zurücknehmen korrigieren. Die Sitzung wird wieder geplant; tatsächliche Zeiten und alle Anwesenheitseinträge werden verworfen. Punkte, Teilnehmer und Verteiler bleiben erhalten. Beim nächsten Start werden die dann gültigen Terminantworten erneut ausgewertet.
Anwesenheit erfassen
Im Reiter Teilnehmer wählen Sie für jede Person genau einen Wert: Anwesend, Entschuldigt oder Abwesend.
Eine Antwort während der laufenden Sitzung aktualisiert die Anwesenheit sofort, auch wenn bereits ein Wert gesetzt war. Die Protokollführung hat das letzte Wort, indem sie danach den tatsächlich zutreffenden Wert wählt. Ab dem Abschluss bewirkt eine Terminantwort keine Änderung mehr.
Ohne vollständige Anwesenheit kann die Sitzung nicht abgeschlossen werden. Nach dem Abschluss ist der Teilnehmerkreis gesperrt und ein Wert kann nicht mehr geleert werden.
Direkt in den Punkt schreiben
Der Protokolltext wird in der Karte geschrieben; es gibt keinen Speichern-Knopf. Nach einer kurzen Ruhezeit, beim Verlassen der Karte, vor einer anderen Aktion und beim Wechsel in den Hintergrund speichert Membergy automatisch. Wird gespeichert … und anschließend Punkt gespeichert zeigen den Zustand an.
Zur Verfügung stehen Absätze, Fett, Kursiv, Durchstreichen, Aufzählungen, nummerierte Listen, Zitate, Bilder sowie Rückgängig und Wiederholen. Überschriften, Links, Code und eingebettete fremde Inhalte sind nicht Teil des Protokollformats. Bilder werden im Verein gespeichert und zählen auf sein Speicherkontingent; ein Punkt mit ausschließlich einem Bild gilt als protokolliert.
Dateien an einen Punkt anhängen
Über das Büroklammer-Werkzeug Anhänge hinzufügen öffnen Sie den Datei-Upload. Erlaubt
sind PDF, gängige Bildformate sowie MS- und LibreOffice-Dokumente. E-Mail-Dateien wie
.eml oder .msg gehören derzeit nicht dazu.
Je Anhang gelten höchstens 25 MB, je Protokollpunkt höchstens 20 Anhänge. Eine zusätzliche Gesamtgrenze pro Bericht gibt es nicht; die Dateien zählen auf das Speicherkontingent des Vereins. Dateiname, Größe und erkannter Dateityp stehen direkt unter dem Punkt, jeder Anhang hat seinen eigenen geschützten Download.
Ein noch nicht freigegebener Anhang lässt sich mit dem Papierkorb dauerhaft löschen. Mit der Berichtsfreigabe wird seine Zuordnung Teil des unveränderlichen Stands; danach kann er nicht mehr verschwinden.
Einen Punkt klassifizieren
Das farbige Kennzeichen an der Karte öffnet die vier Klassifikationen:
- Offen bedeutet, dass der Punkt in einer späteren Sitzung weitergeführt wird.
- Beschluss hält eine Entscheidung fest und schließt den Punkt.
- Erledigt schließt den gesamten TOP. Einzelaufgaben behalten ihren eigenen Status.
- Information dokumentiert eine Mitteilung und schließt den Punkt ebenfalls.
Bis zur Freigabe darf die Klassifikation korrigiert werden. Entscheidend für die nächste Sitzung ist schon das jüngste Vorkommen, auch wenn sein Bericht noch nicht freigegeben ist. Ein nach der Freigabe geschlossener Punkt wird nicht wieder geöffnet; dafür entsteht bei Bedarf ein neuer Punkt mit Bezug auf den alten.
Zuständigkeit und Frist dokumentieren
Zuständig können mehrere Personen und Teams gleichzeitig sein. Die Auswahl gehört zu diesem Vorkommen: Ein alter Bericht behält deshalb die damalige Zuständigkeit, auch wenn sie in einer späteren Sitzung wechselt.
Frist beziehungsweise Zu erledigen bis ist eine Angabe im Protokoll. Sie erzeugt keine Erinnerung und keine Überfälligkeitsmeldung; das Nachhalten erfolgt in der nächsten Sitzung.
Über die Pfeile oder per Ziehen ändern Sie die Reihenfolge. Vor jeder solchen Aktion wird offener Protokolltext zuerst gespeichert.
Geplante und tatsächliche Zeit unterscheiden
Die geplante Zeit bleibt die Zeit aus Einladung und Kalender. Tatsächlicher Beginn und Tatsächliches Ende beschreiben den realen Ablauf und stehen später im Bericht.
Hat die Sitzung etwa um 19:07 Uhr begonnen, obwohl erst um 19:15 Uhr auf Starten geklickt wurde, korrigieren Sie im Reiter Sitzungsdaten nur die Uhrzeit. Eine aufgezeichnete Zeit kann korrigiert, aber nicht entfernt werden. Bei einer Sitzung über Mitternacht bleibt der tatsächliche Endtag erhalten.
Tatsächlicher Beginn und tatsächliches Ende sind unabhängige Angaben. Eine Korrektur des Beginns setzt oder verschiebt das Ende deshalb nicht automatisch.
Sitzung abschließen
Mit Sitzung abschließen prüft Membergy insbesondere Protokollführung, bestätigte Teilnehmer, vollständige Anwesenheit, Reihenfolge, Überschriften und Klassifikationen. Geschlossene Punkte brauchen Inhalt; ein offen bleibender Punkt darf ohne Text fortgeführt werden und erscheint später als Keine Neuigkeiten.
Der Abschluss zeichnet das tatsächliche Ende auf. Inhalte dürfen bis zur Freigabe noch korrigiert werden. Erst die unwiderrufliche Berichtsfreigabe sperrt den gesamten Sitzungsstand.
Einen versehentlichen Abschluss zurücknehmen
Solange der Bericht noch nicht freigegeben ist, können Sie mit dem Recht zur Sitzungsverwaltung im Drei-Punkte-Menü neben dem Status Sitzung wieder öffnen wählen. Dieselbe Aktion steht an der Sitzung in der Verwaltung zur Verfügung. Prüfen Sie den Bestätigungsdialog und bestätigen Sie die Wiederöffnung; Abbrechen lässt den Abschluss bestehen.
Die Sitzung gilt danach wieder als Läuft. Ihr ursprünglicher tatsächlicher Beginn, Punkte, lebende Teilnehmer samt Anwesenheiten, Verteiler und Sitzungsnummer bleiben erhalten. Der Abschlusszeitpunkt und das tatsächliche Ende werden zurückgenommen. Sie können die Sitzung weiterführen und später erneut abschließen; dabei werden Vollständigkeit und Anwesenheit wieder geprüft und ein neues Ende aufgezeichnet.
Wurde eine Person nach dem Abschluss dauerhaft gelöscht, wird ihre historische Teilnehmerzeile beim Wiederöffnen entfernt. War sie die Protokollführung, wird auch deren historischer Name entfernt. Wählen Sie dann eine aktuelle Protokollführung aus, bevor Sie die Sitzung erneut abschließen. Die Anwesenheit aller verbleibenden Teilnehmer bleibt weiterhin Pflicht.
Nach der Berichtsfreigabe ist diese Aktion nicht mehr möglich. Ein reines Freigaberecht berechtigt ebenfalls nicht zum Wiederöffnen.
Aufgaben bei der Freigabe berücksichtigen
Setzen Sie den Cursor in den Absatz oder Listenabsatz einer konkreten Handlung und wählen Sie Absatz als Aufgabe. Das Protokoll bleibt ein durchgehendes Textfeld: Informationen, Beschlüsse und mehrere Handlungen können im selben TOP stehen. Markierung aufheben macht eine Handlung wieder zu gewöhnlichem Text.
Beim Markieren öffnet sich direkt der Aufgabendialog. Später öffnet ein Klick auf Aufgabe am Absatz genau diese Handlung; Cursorbewegungen öffnen ihn nicht. Die Markierung zeigt auch die Namen der verfügbaren zugewiesenen Personen und gegebenenfalls die Aufgabenfrist. Der Protokolleditor bleibt mit ungespeichertem Text und Rückgängig-Historie geöffnet. Übernehmen übernimmt die Dialogeingaben in den Protokollentwurf; es entsteht noch keine Aufgabe. Abbrechen, Escape und ein Klick auf den Hintergrund verwerfen nur diese Dialogänderungen. Beim erstmaligen Markieren bleibt nach Abbrechen der gewöhnliche Absatz ohne Markierung erhalten. Prosa und Rückgängig-Historie außerhalb des Dialogs bleiben erhalten. Das Feld Aufgabentitel präzisieren steht immer zuerst über der Personenwahl. Als Platzhalter sehen Sie den markierten Absatztext. Das Feld bleibt ohne eigene Präzisierung leer; auch nach dem Leeren einer Präzisierung gilt wieder der Absatztext. Wählen Sie danach eigene Personen und bei Bedarf eine Aufgabenfrist. Ohne geeigneten verknüpften Übernahmekreis ist mindestens eine Person für Übernehmen erforderlich; Sie können die neue Markierung stattdessen abbrechen. Mit einem geeigneten Kreis dürfen Personen zunächst fehlen. Die Frist ist optional. Eine Präzisierung ersetzt den sonst verwendeten Absatztext; die Präzisierung darf höchstens 255 Zeichen enthalten. Ohne Präzisierung wird ein längerer Absatz nur für den Aufgabentitel auf 255 Zeichen gekürzt. Der vollständige Protokolltext bleibt erhalten. Die Zuständigkeit und Frist des ganzen TOPs bleiben davon unabhängig.
Beim Wechsel zwischen Handlungen sehen Sie deren jeweils eigene Personenauswahl. Eine neue Markierung beginnt ohne Personen. Bereits gespeicherte Personen bleiben bei anderen TOP-Korrekturen erhalten, auch wenn sie inzwischen archiviert oder nicht mehr neu auswählbar sind. Ist eine gewählte Person bei der Aktivierung nicht mehr verfügbar, nennt die Meldung die betroffene Aufgabe. Korrigieren Sie dort die Auswahl oder heben Sie die Markierung auf; der Text bleibt erhalten.
Enter lässt den neuen Absatz oder Listenpunkt unmarkiert. Ein Split am Absatzanfang und Änderungen, die Aufgabenmarkierungen entfernen oder verbinden würden, werden mit einem Hinweis abgelehnt. Heben Sie die Markierung vorher auf und markieren Sie den überarbeiteten Text bei Bedarf neu. Kopieren/Einfügen übernimmt keine Aufgabenmarkierung. Rückgängig/Wiederholen gilt auch für Markierung und Metadaten; beim Wechsel zu einem anderen Sitzungsbeitrag beginnt eine eigene Bearbeitungshistorie.
Aufgaben entstehen erst bei der Berichtsfreigabe im festgelegten Serienziel. Prüfen Sie zuvor jede Markierung: fehlende Personen ergänzen, ausdrücklich im sicheren Aufgabenkreis zur Übernahme anbieten. Diese Auswahl erscheint nur bei einem tatsächlich berechtigten Übernahmekreis des Serienziels; bei bereits gewählten Personen ist sie deaktiviert. Fehlt der Kreis inzwischen bei einer gespeicherten Übernahmeauswahl, bleibt diese erhalten und ein Hinweis fordert die Klärung. Ist die Handlung keine Aufgabe, wählen Sie im Dialog Löschen; nur die Markierung wird entfernt, der Absatztext bleibt erhalten. Diese Aktion gibt es nur bei einer bereits übernommenen Markierung. Im Editor steht zusätzlich Markierung aufheben zur Verfügung. Der Freigabedialog fasst die Aufgabenanzahl, die Anzahl je zuständiger Person und die freien Übernahmen zusammen; leere Personenzeilen und null freie Übernahmen entfallen. Bei Mehrfachzuweisung zählt die Aufgabe einmal insgesamt und bei jeder gewählten Person; ungeklärte Aufgaben verhindern die Aktivierung. Nein gibt bewusst ohne Aktivierung aller Markierungen frei. Spätere Protokolländerungen synchronisieren keine bestehenden Aufgaben. Lesbare offene und laufende Aufgaben stehen am TOP unter Offene Aufgaben, jeweils mit ihrem eigenen Titel. Erledigte oder gelöschte Aufgaben erscheinen dort nicht mehr.